در مورد روش کار در مرکز غیر وابسته و مستقل رسیدگی به شکایات
سرکار خانم،
جناب آقای،
با شکایت خود در دفتر شکایت مستقل برلین، اطلاعات شخصی شما نیز جمع آوری و پردازش می شود. مطابق مقررات قابل اعمال در اتحادیه اروپا و در نتیجه در آلمان ، دفتر شکایات موظف است در مورد مراحل انجام شده و پردازش اطلاعات شما، به شما، اطلاع دهد. این اطلاعات، برای این منظور استفاده می شود.
مرکز غیر وابسته و مستقل شکایات، در برلین چه کاری انجام می دهد؟
دفتر شکایات مستقل در برلین (از این پس: دفتر شکایات) به شما این فرصت را می دهد تا نگرانی های خود را به دفتری برسانید که از نظر قانونی و سازمانی مستقل، از مقامات مسئول اسکان یا سایرخدمات ارائه شده به شما می باشد.
وظیفه ی محل غیر وابسته ی (دفتر شکایات) رسیدگی به شکایات، امور محوله ی قانونی نیست. بنابراین اطلاعات مربوط به شما، فقط در صورتی توسط این مرکز قابل پردازش است، که شما موافقت خود را قبلاً اعلام کرده باشید.
پس از ارائه شکایت من به دفتر شکایات، چه اتفاقی می افتد؟
بنا به دلایل قانونی ، دفتر شکایات نمی تواند شکایت شما را بررسی کند و تصمیم بگیرد که برای رسیدگی به نگرانی های شما اقدامات احتمالی ، مناسب و لازم است. بلکه دفتر شکایات درخواست شما را دریافت می کند و در ابتدا تعیین می کند کدام مقام، مسئول رسیدگی به شکایت شما است تا اقدامات لازم صورت گیرد.
مسئول باشد، شکایت من چه می شود؟ (LAF) اگر اداره امور پناهندگان
اگر شکایت شما مربوط به ارائه خدمات توسط اداره پناهندگان LAF باشد به عنوان مثال کمبودهایی در یک مرکز اقامتی مشترک که از طرف اداره امور پناهندگان LAF، اداره می شود، باشد شکایت به این مقام ارسال می شود. اداره امور پناهندگان LAF موظف است در اسرع وقت این شکایت را بررسی کرده و در نتیجه بررسی و صحت آن، اقدامات ویژه ای برای رفع نقایصی که شکایت برآن مبتنی است، صورت می گیرد.
شما می توانید در این موارد ــ متناوبا و علاوه بر آن ــ با شکایت خود مستقیمأ با ارگان مسئول، مدیریت کیفیت و شکایت در اداره امور پناهندگان LAF تماس بگیرید، اطلاعات تماس و اطلاعات بیشتر را می توانید به صورت آنلاین درلینک زیر پیدا کنید:
https://www.berlin.de/laf/wohnen/informationen-zum-betrieb-von-unterkuenften/qualitaetssicherung/
شکایت شما همیشه با توجه به همان معیارهای عینی بررسی می شود که از وضعیت واقعی و حقوقی ناشی می شود ، صرف نظر از اینکه شکایت خود را به دفتر شکایات مستقل برلین ارائه می دهید یا – علاوه براین، آن را به اداره امور پناهندگان LAF گزارش می کنید.
چگونه می توانم دریابم که شکایت من در چه مرحله ایی قراردارد؟
به دلایل قانونی، اداره امور پناهندگان LAF مجاز به گزارش نتیجه معاینه و اقدامات انجام شده از طریق دفتر شکایات برای شما نیست. بنابراین نتیجه را از اداره شکایات دریافت نخواهید کرد، بلکه از اداره امور پناهندگان دریافت خواهید کرد. به همین دلیل لازم است که اطلاعات تماس شما (آدرس پستی یا آدرس پست الکترونیکی، ایمیل) به اداره امور پناهندگان ارسال شود تا بتوانید از این طریق از نتیجه بررسی شکایت خود مطلع شوید.
چه اتفاقی می افتد، اگر مسئول رسیدگی به شکایت من اداره امور پناهندگان LAF نباشد، بلکه به یک اداره یا مقام دیگر مرتبط باشد؟
گر اداره امور پناهندگان LAF مسئولیت رسیدگی به شکایات شما را ندارد، اما یک مرجع دیگر در برلین (به عنوان مثال شهرداری منطقه، اداره کار، اداره مهاجرت یا سایر موارد)، دفتر شکایات، شکایت و مشخصات تماس شما را به این اداره ارسال می کند و خواهش می کند که برای بررسی درخواست شما و نتیجه آن، شما را مطلع کنند. به دلیل توزیع وظایف به مقامات مختلف در برلین، اداره شکایات امکان ندارد که مقام صالح را موظف به بررسی شکایت شما کند و نتیجه را به شما اطلاع دهد. چنین تعهدی فقط مربوط به شکایاتی است که اداره امور پناهندگان LAF، مسئولیت آنها را برعهده دارد.
شکایت من دیگر به کجا داده می شود؟
پناهندگان یا افراد دیگر می توانند با اشاره به کمبودهای موجود در شکایات خود ، سهم مهمی داشته باشند که توسط دولت ایالت برلین (سنا) ارزیابی می شود ، و به طور مداوم کیفیت خدمات ارائه شده توسط دولت را بهبود بخشد. به همین دلیل ، دفتر شکایات نه تنها درخواست شما را دریافت می کند و آن را به دفتر مسئول بررسی ارسال می کند ، بلکه تمام شکایات دریافت شده را در آمار ثبت می کند. با این حال ، اطلاعات شخصی شما در این آمار ثبت نمی شود. اداره شکایات و اداره برلین از این آمار برای بدست آوردن نمای کلی از تعداد و دلایل کلیه شکایات دریافت شده استفاده می کند. ارزیابی این آمار به طور منظم به کمیته ای وابسته به دفتر شکایات (هیئت مشاوره حرفه ایی Fachbeirat) ارسال می شود که شامل مقامات ارشد و نمایندگان جامعه مدنی ، از جمله پناهندگان است. بر اساس ارزیابی آمارشکایات، این کمیته تصمیم می گیرد که آیا تغییرات اساسی برای از بین بردن نقایص، لازم است. به عنوان مثال در قراردادهای بین اداره امور پناهندگان LAFو مدیران اقامتگاههای مشترک یاپردازش برنامه های خدمات خاص.
آیا شکایاتی وجود دارد که دفترشکایات نمی تواند آنها را بپذیرد؟
بنا به دلایل قانونی، دفتر شکایات مجاز به پذیرش شکایاتی نیست که در آن افراد دیگری ذکر شده باشد، به عنوان مثال کارمندان اداره جات، کارمندان محل اقامت یا سایر ساکنان. این شکایات باید مستقیمأ به مقام مربوطه، مانند اداره امور پناهندگان LAF ارسال شود.
همچنین شکایات مربوط به موضاعاتی که هیچ مرجعی در برلین مسئول آن نیست، بلکه یک مقام فدرال (به عنوان مثال ادارهٔ فدرال مهاجرت و پناهندگان BAMF یا ارگان دیگری که متعلق به دولت برلین نیست)، نمی تواند به دفتر شکایات ارسال شود.
کارکنان دفتر شکایات به شما خواهند گفت که با کدام دفتر با چنین شکایاتی تماس بگیرید.
چگونه از اطلاعات شخصی من محافظت می شود؟
تأسیس دفتر شکایات مستقل برلین یک پیشنهاد داوطلبانه از طرف دولت ایالت برلین به پناهندگان ساکن برلین است. از آنجا که دفتر شکایات هیچ وظیفه قانونی تعیین شده ای را انجام نمی دهد، داده های شخصی مورد نیاز برای رسیدگی به شکایات شما فقط در صورت رضایت صریح شما، برای پردازش این داده ها، قابل جمع آوری و استفاده است. الزامات پردازش داده های قابل اجرا در اتحادیه اروپا (ماده ۷ مقررات عمومی حفاظت از داده ها DS-GVOکه الزمات آن در ماده ۴ شماره ۱۱ DS-GVO تعریف شده است) فقط با رضایت شما تأمین می شود. برای اطلاعات دقیق تر، لطفاً اطلاعات “توضیح حفاظت داده ها“.
اگر چیزی را درک نکرده ام یا می خواهم بیشتر بدانم با چه کسی می توانم تماس بگیرم؟
هرگونه سوال در مورد روندکار در دفتر شکایات دارید، می توانید با کارمندان دفتر، که شکایات شما را دریافت می کنند درمیان بگذارید و آنها خوشحال خواهند شد که به سوالات شما به طور واضح و قابل درک پاسخ دهند.