Infos für Behörden
Infos für Behörden und Unterkunftsbetreiber
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Fragen und Antworten
Für Behörden und Unterkunftsbetreiber
In welchem Verhältnis steht die BuBS zu Geflüchteten, Behörden und Unterkünften?
Die BuBS dient als Sprachrohr der Geflüchteten. Da unser Ziel die Verbesserung der Situation der Geflüchteten ist, haben wir regelmäßigen Kontakt zu Berliner Behörden und zu Unterkunftsbetreibern, um die Bearbeitung von Beschwerden zu beschleunigen und gemeinsam die bestmöglichen Lösungen zu finden.
Die Unterkünfte stellen uns für Sprechstunden die Beratungsräume zur Verfügung und informieren die Bewohner:innen über unser Angebot. Regelmäßige Feedbackgespräche mit den Leitungen der Unterkünfte finden statt. Sowohl die Berliner Behörden als auch die Unterkunftsbetreiber haben keine Weisungsbefugnis gegenüber der BuBS. Die BuBS hat auch keine Kontrollfunktion gegenüber Berliner Behörden oder den Unterkunftsbetreibern.
Außerdem organisieren wir jedes Quartal einen Fachbeirat bestehend aus Vertreter:innen der Behörden, des Flüchtlingsrats und Teilnehmer:innen mit Fluchthintergrund, wobei die Staatssekretärin den Vorsitz hat. Ziel ist es, strukturelle Probleme zu erkennen und zu lösen.
Überprüft die BuBS den in der Beschwerde vorgetragenen Sachverhalt?
Nein. Die BuBS ist Sprachrohr der Geflüchteten. Kontrollinstanz ist das LAF oder die anderen, jeweiligen Berliner Behörden.
Wieso müssen wir als Unterkunft Stellungnahmen zu Beschwerden schreiben?
Die BuBS hat keinen Einfluss darauf, welche Schritte die zuständige Behörde unternimmt, um der Beschwerde nachzugehen.
Erfahrungsgemäß fordert die Behörde eine Stellungnahme zum konkreten Sachverhalt an. Das heißt, sofern es sich um eine Beschwerde handelt, die eine LAF-Unterkunft betrifft, wird diese durch das LAF aufgefordert, sich zu der Angelegenheit zu äußern.
Welche Rolle haben die Beschwerdelots:innen?
Die Beschwerdelots:innen der BuBS sind fachlich qualifiziert und werden regelmäßig fortgebildet.
Sie sind in den Sprechstunden in allen LAF-Unterkünften vor Ort, aber auch über sämtliche andere Kanäle erreichbar um – möglichst in der Muttersprache der Geflüchteten – die Beschwerden aufzunehmen. Sie übermitteln die Beschwerden an die Sozialarbeitenden der BuBS, die sie bearbeiten und weiterversenden. Sofern es sich nicht im üblichen Sinne um eine Beschwerde handelt, führen die Lots:innen eine Verweisberatung durch.
Es ist nicht ihre Aufgabe, in den Unterkünften Sozialberatungen durchzuführen, Formulare auszufüllen oder als Dolmetscher:innen tätig zu werden.
Können immer dieselben Lots:innen die Sprechstunden durchführen?
Aus organisatorischen Gründen können nicht immer dieselben Lots:innen zu den Sprechstunden in einer Unterkunft kommen. Wir achten darauf, dass möglichst viele der von den Bewohnenden der Unterkunft benötigten Sprachen abgedeckt sind.
Eine Rotation der Lots:innen ist hier unabdingbar. Wir bemühen uns, in Unterkünften mit besonders schutzbedürftigen Bewohnenden häufig wechselnde Lots:innen zu vermeiden.
Können Beschwerden auch direkt mit der Behörde-/Unterkunftsleitung besprochen werden?
Die BuBS nimmt grundsätzlich nur mit expliziter Zustimmung der/s Beschwerdeführenden Kontakt mit der Behörde- /Unterkunftsleitung auf, um dadurch eine zügigere und ggf. sinnvollere Lösung des Problems zu bewirken. Es kann zwar durchaus in einigen Fällen im Interesse der/s Beschwerdeführenden zeitsparender und zielführender sein, wenn Probleme direkt mit der Leitung besprochen werden, aber es gilt: Wenn die Person, die sich wegen eines Problems an die BuBS wendet, eine Beschwerde einreichen möchte, so steht ihr dieser Weg in jedem Fall offen.
Erhält die Leitung einer Behörde oder Unterkunft eine Mitteilung, wenn es Beschwerden zu einer/m konkreten Mitarbeitenden gibt?
Wir als Berliner unabhängige Beschwerdestelle haben keinen Einfluss darauf, welche Maßnahmen die Qualitätssicherungsstelle der Behörden ergreift. Erfahrungsgemäß wird die jeweilige Leitung davon unterrichtet und gebeten Stellung zu nehmen, wenn es Beschwerden zu einer/m Mitarbeitenden gibt. In diesen Fällen wird noch einmal besonders auf den Schutz der Privatsphäre der involvierten Personen geachtet.
In Einzelfällen kann mit Zustimmung der/des Beschwerdeführenden Konflikten auch abgeholfen werden, indem wir direkt mit der Behörde/Unterkunft Kontakt aufnehmen.
Welche Werbemittel/Infomaterialien gibt es?
Die BuBS verfügt über die klassischen Werbemittel wie z. B. Flyer und Plakate sowohl digital als auch in einer Printversion. Diese werden regelmäßig aktualisiert und sind auf zehn Sprachen verfügbar. Die Infomaterialien finden Sie hier .
Können Sprechstunden an anderen Tagen, zu anderen Zeiten oder auch außerhalb der Unterkünfte stattfinden?
Die Sprechstunden der BuBS in den Vertragsunterkünften des LAF werden durch die Koordination der Lots:innen geplan. Da die Lots:innen in mittlerweile über 100 Unterkünften vor Ort sind, ist die Organisation der Sprechstunden sehr komplex.
In Einzelfällen ist es allerdings nach Abstimmung möglich, einen Kompromiss zu finden bzw. einen Alternativtermin zu vereinbaren.
Außerhalb der Vertragsunterkünfte können wir leider aus Kapazitätsgründen keine Sprechstunden durchführen. Es können jedoch einmalige Infoveranstaltungen organisiert werden. Darüber hinaus haben die Geflüchteten immer die Möglichkeit, Montag bis Freitag von 9 Uhr bis 17 Uhr einen Termin mit einer/m Beschwerdelots:in in der Donaustraße in Berlin-Neukölln zu machen oder in die offene Sprechstunde zu kommen.
Was passiert, wenn die Sprechstundentermine abgesagt oder auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden müssen (aufgrund einer Krankheitswelle, eines Events oder eines gesetzlichen Feiertages)?
Fällt ein Sprechstundentermin auf einen Feiertag oder muss aus organisatorischen Gründen unsererseits abgesagt werden, suchen wir einen Ersatztermin. Ihre für Sie zuständigen Koordinator:innen werden sich in diesen Fällen mit Ihnen in Kontakt setzen.
Sollten Sie selbst einmal eine Sprechstunde absagen müssen, beispielsweise aufgrund einer größeren Krankheitswelle oder eines Unterkunftsfestes, wenden Sie sich bitte an den/die für Sie zuständige:n Netzwerkkoordinator:in.
Wie kann die BuBS die Unterkunft unterstützen?
Die BuBS kann das Sozialteam der Unterkunft entlasten, wenn eine Behörde trotz Bemühungen nicht die benötigte Leistung wie z.B. KÜ, Reparaturen oder Dokumente, erbracht hat.
Bei der BuBS eingereichte Beschwerden können die Unterkunftsleitung auch auf eventuell bislang unbemerkte Probleme in der Unterkunft aufmerksam machen und somit zur Qualitätssicherung beitragen.
Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit von Unterkunft und BuBS?
Die Unterkunft ist verpflichtet, die Plakate mit den Sprechstundenterminen für alle Bewohnenden gut sichtbar auszuhängen und die Flyer in den benötigten Sprachen zur Verfügung zu stellen. Außerdem muss sie der BuBS für die Sprechstunden einen Raum zur Verfügung stellen, in dem die Privatsphäre gewährleistet ist.
Darüber hinaus kann die Unterkunft die BuBS unterstützen, indem sie die Bewohnenden über das Angebot der BuBS und über die Sprechstundentermine informiert. Zum Beispiel:
- Die Bewohnenden am Tag der Sprechstunde auf die Anwesenheit der Beschwerdelots:innen aufmerksam machen.
- In Beratungsgesprächen auf die Beschwerdemöglichkeit hinweisen und eventuelle Ängste vor Konsequenzen nehmen.
- Wenn die/der Bewohner:in dies wünscht, kann das Personal auch gemeinsam mit ihr/ihm direkt Kontakt mit der BuBS aufnehmen oder mit einer Vollmacht der betroffenen Person eine Beschwerde einreichen.
- Den Lots:innen die Möglichkeit geben, auch außerhalb des Sprechzimmers die Bewohnenden über das Angebot der BuBS zu informieren.
Wir als Behörde/Unterkunft haben bereits ein funktionierendes Beschwerdemanagement. Wozu braucht es dann die BuBS?
Für eine gelebte Fehlerkultur spielt ein internes Beschwerdemanagement eine wichtige Rolle. Zusätzlich steht den Geflüchteten mit der BuBS eine Beschwerdemöglichkeit offen, die sich durch ihre Niedrigschwelligkeit und Unabhängigkeit von Behörden und Unterkünften auszeichnet.
Viele Geflüchtete haben Angst vor möglichen Konsequenzen z. B. in der Unterkunft oder sogar für ihr Asylverfahren. Die Beschwerdeführenden können sich bei der BuBS in ihrer Sprache, in einem geschützten Rahmen, an eine neutrale Person, die weder der Unterkunft noch der Behörde unterstellt ist, wenden.
Wie verfährt die BuBS bei einem Verdacht auf Kindeswohlgefährdung?
Die BuBS hat seit Ende 2022 einen Kinderschutzbeauftragten und die Lots:innen wurden durch eine Fortbildung für das Thema Kinderschutz sensibilisiert.
Sollten unsere Beschwerdelots:innen eine Kindeswohlgefährdung vermuten oder darüber informiert werden, halten sie umgehend Rücksprache mit dem Kinderschutzbeauftragten der BuBS. Er gehört zum Sozialarbeiter:innen-Team und berät die Lots:innen. Er wird auch entscheiden, welche Schritte eingeleitet werden.
Was ist das Ziel der BuBS?
Unsere Ziele sind:
- Die Verbesserung der Situation von Geflüchteten in Berlin
- Gemeinsam mit Geflüchteten, Behörden und Unterkunftsbetreibern bestmögliche Lösungen finden
- Stärkere Flüchtlingsorientierung der Prozesse in den Berliner Behörden
- Geflüchtete über ihre Rechte aufklären und Unterkunftsbetreiber beim Qualitätsmanagement