Hỏi và Đáp về thủ tục khiếu nại tại tổ chức hỗ trợ khiếu nại Béc lin
Xin chào các bạn,
Với đơn khiếu nại của mình, các bạn bắt đầu các thủ tục khiếu nại tại văn phòng hỗ trợ khiếu nại Béc- lin. Dữ liệu cá nhân của bạn cũng sẽ được thu thập và xử lý. Theo các quy định áp dụng ở Liên minh Châu Âu và ở Đức, văn phòng khiếu nại có nghĩa vụ thông báo cho bạn về quy trình được thực hiện cũng như việc xử lý dữ liệu của bạn. Những thông tin dưới đây được sử dụng cho mục đích này.
Tổ chức hỗ trợ khiếu nại Béc lin làm gì?
Tổ chức hỗ trợ khiếu nại Béc lin (sau đây gọi là: văn phòng khiếu nại) cung cấp cho bạn cơ hội trình bày mối bận tâm của bạn với một văn phòng độc lập về mặt tổ chức và pháp lý với các cơ quan cấp cho bạn chỗ ở hoặc các dịch vụ khác có trách nhiệm.
Tổ chức hỗ trợ khiếu nại Béc lin không thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào theo luật định. Do đó, văn phòng khiếu nại độc lập chỉ có thể xử lý dữ liệu liên quan đến bạn nếu trước đó bạn đã đồng ý và đồng ý.
Điều gì xảy ra với khiếu nại của tôi sau khi tôi gửi nó đến văn phòng khiếu nại?
Vì lý do pháp lý, văn phòng khiếu nại không thể tự kiểm tra khiếu nại của bạn và quyết định biện pháp nào có thể phù hợp và cần thiết để giải quyết mối bận tâm của bạn. Thay vào đó, văn phòng khiếu nại nhận được yêu cầu của bạn và trước tiên xác định cơ quan nào có trách nhiệm điều tra khiếu nại của bạn và thực hiện các biện pháp cần thiết.
Điều gì xảy ra với khiếu nại của tôi nếu văn phòng nhà nước về các vấn đề tị nạn (LAF) chịu trách nhiệm?
Nếu khiếu nại của bạn liên quan đến việc cung cấp dịch vụ của LAF, chẳng hạn như những khiếm khuyết trong trại tập trung do văn phòng nhà nước về các vấn đề tị nạn (LAF) điều hành, thì khiếu nại sẽ được gửi đến cơ quan này. LAF có nghĩa vụ xem xét đơn khiếu nại này càng nhanh càng tốt và dựa vào kết quả sẽ quyết định xem có các biện pháp cụ thể nào có thể được thực hiện để khắc phục những thiếu sót trong đơn khiếu nại.
Trong những trường hợp này, bạn có thể sử dụng cách khác là liên hệ trực tiếp với cơ quan chịu trách nhiệm quản lý chất lượng và khiếu nại tại LAF về khiếu nại của bạn. Chi tiết liên hệ và thông tin thêm có thể được tìm thấy trực tuyến tại : https://www.berlin.de/laf/wohnen/informationen-zum-betrieb-von-unterkuenften/qualitaetssicherung/ .
Khiếu nại của bạn luôn được xem xét theo cùng một tiêu chí khách quan, dựa trên tình hình thực tế và pháp lý tương ứng, bất kể bạn gửi đơn khiếu nại của mình đến tổ chức hỗ trợ khiếu nại Béc lin hay gửi trực tiếp đến LAF.
Làm cách nào để biết điều gì đã xảy ra với khiếu nại của tôi?
Vì lý do pháp lý, LAF không được phép báo cáo kết quả kiểm tra và các biện pháp đã thực hiện cho bạn qua văn phòng khiếu nại. Do đó, bạn sẽ không nhận được thông báo này từ văn phòng khiếu nại mà từ LAF. Vì lý do này, cần phải gửi chi tiết liên lạc của bạn (địa chỉ bưu điện hoặc địa chỉ e-mail) đến LAF để từ đó bạn có thể được thông báo về kết quả xem xét khiếu nại của mình.
Điều gì xảy ra nếu LAF không chịu trách nhiệm xem xét đơn khiếu nại của tôi mà là một cơ quan khác?
Nếu LAF không chịu trách nhiệm xem xét khiếu nại của bạn mà là một cơ quan có thẩm quyền khác của Berlin (ví dụ: văn phòng quận, trung tâm việc làm, cơ quan nhập cư hoặc những cơ quan khác), văn phòng khiếu nại sẽ gửi khiếu nại của bạn và chi tiết liên hệ của bạn đến văn phòng này với yêu cầu chuyển tiếp để kiểm tra khiếu nại của bạn và thông báo cho bạn về kết quả. Do sự phân bổ nhiệm vụ cho các cơ quan chức năng khác nhau ở Berlin, văn phòng khiếu nại không thể bắt buộc văn phòng có trách nhiệm xem xét khiếu nại của bạn và thông báo kết quả cho bạn. Nghĩa vụ như vậy chỉ áp dụng cho các khiếu nại mà LAF chịu trách nhiệm.
Khiếu nại của tôi sẽ được sử dụng như thế nào khác?
Bằng cách chỉ ra những khiếm khuyết hiện có bằng các khiếu nại của bạn, người tị nạn cũng như những người khác có thể đóng góp một phần quan trọng cho chính quyền bang Berlin (Thượng viện) để liên tục cải thiện chất lượng của các dịch vụ do chính quyền cung cấp. Vì lý do này, văn phòng khiếu nại không chỉ nhận yêu cầu của bạn và chuyển nó đến văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra, mà còn ghi lại tất cả các khiếu nại nhận được trong số liệu thống kê. Tuy nhiên, dữ liệu cá nhân của bạn không được ghi lại trong các thống kê này. Các số liệu thống kê được sử dụng bởi văn phòng khiếu nại và chính quyền Berlin để có được cái nhìn tổng thể về số lượng và lý do của tất cả các khiếu nại nhận được. Việc đánh giá các số liệu thống kê này thường xuyên được chuyển đến một ủy ban liên kết với văn phòng khiếu nại (ban cố vấn) và bao gồm cả các quan chức cấp cao của chính quyền và đại diện của xã hội dân sự, bao gồm cả những người tị nạn. Trên cơ sở các khiếu nại đã được đánh giá thống kê, ủy ban này quyết định liệu những thay đổi cơ bản, ví dụ như trong hợp đồng giữa LAF và các nhà điều hành dịch vụ trong trại tập trung hoặc trong việc xử lý các đơn đăng ký cho một số dịch vụ có cần thiết không hay nên loại bỏ.
Có bất kỳ khiếu nại nào mà Văn phòng Khiếu nại không thể chấp nhận không?
Vì lý do pháp lý, Văn phòng Khiếu nại không được phép tiếp nhận các khiếu nại trong đó có những người khác được nêu tên, ví dụ như cán bộ, nhân viên trong khu trọ hoặc những cư dân khác. Những khiếu nại này phải được giải quyết trực tiếp đến cơ quan có liên quan, chẳng hạn như LAF.
Các khiếu nại liên quan đến các vấn đề mà không có cơ quan nào của Berlin chịu trách nhiệm cũng như vấn đề về các cơ quan liên bang (ví dụ: Văn phòng Liên bang về Di cư và Người tị nạn – BAMF hoặc một cơ quan khác không thuộc chính quyền Berlin) văn phòng khiếu nại cũng không thể tiếp nhận.
Tuy nhiên nhân viên tại văn phòng khiếu nại sẽ cho bạn biết văn phòng nào bạn cần liên hệ với những khiếu nại như vậy.
Dữ liệu cá nhân của tôi được bảo vệ như thế nào?
Việc thành lập văn phòng khiếu nại độc lập Berlin là một đề nghị tự nguyện của chính quyền bang Berlin đối với những người tị nạn sống ở Berlin. Vì văn phòng khiếu nại không thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào theo quy định của pháp luật, nên dữ liệu cá nhân cần thiết để xử lý khiếu nại của bạn chỉ có thể được thu thập và sử dụng nếu bạn đồng ý với việc xử lý dữ liệu. Các yêu cầu về xử lý dữ liệu áp dụng ở Liên minh Châu Âu (Điều 7 Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (DSGVO), các yêu cầu được định nghĩa trong Điều 4 số 11 DSGVO) chỉ được đáp ứng khi có sự đồng ý của bạn. Bạn có thể tìm thêm thông tin về vấn đề này trong “Tuyên bố bảo vệ dữ liệu“.
Tôi có thể liên hệ với ai khi có thắc mắc nếu tôi chưa hiểu điều gì đó hoặc muốn biết thêm?
Đừng ngại liên hệ với nhân viên của Văn phòng Khiếu nại, những người sẽ tiếp nhận khiếu nại của bạn với bất kỳ câu hỏi nào về thủ tục tại Văn phòng Khiếu nại. Họ sẽ sẵn lòng trả lời câu hỏi của bạn và cố gắng trả lời tất cả các câu hỏi một cách chi tiết, đầy đủ và dễ hiểu.